商務郵件寫作-提升書面溝通效力

課程背景

書面溝通是與同事、上級、下屬和客戶進行交流和合作的主要方式之一。在職場任何時候都建議首選書面的方式溝通因為：

精確和準確：書面溝通可以幫助確保信息的準確性和一致性。通過書面記錄，您可以精確地表達您的意圖和要求，避免信息的誤解或錯誤解讀。這有助于提高工作效率和減少潛在的溝通障礙。

便于回顧和檢索：書面記錄使信息可以長期保存，并可以隨時回顧和檢索。這對于追溯討論、查找決策依據或回顧工作進展非常重要。書面溝通可以為團隊成員提供可靠的參考和依據，提高工作的透明度和可追溯性。

提供證據和保留記錄：書面溝通提供了證據和記錄，以解決爭議、支持決策或滿足法律要求。當需要證明特定事件、交流或協議時，書面記錄可以提供權威和可靠的證據，有助于維護各方的權益和責任。

跨地域和跨文化交流：在跨地域和跨文化的工作環境中，書面溝通尤為重要。通過書面文字，可以消除語言障礙、克服時差和地域限制，確保信息在不同的團隊和文化之間準確傳達。

細致和周全：書面溝通提供了思考和策劃的機會，使您可以組織您的想法和信息。通過仔細選擇詞匯和表達方式，您可以傳達出周全和細致的工作態度，展現專業和可靠的形象。

共享和協作：書面記錄可以幫助團隊成員共享信息、協作和合作。通過共享文件、撰寫會議紀要或在團隊協作平臺上交流，您可以促進知識共享和團隊合作，提高工作效率和協同性。

有利于溝通效率：書面溝通可以減少口頭交流的頻率，從而提高溝通效率。通過書面文字，您可以在任何時間和地點傳達您的信息，使溝通更加靈活和便捷。

商務郵件怎么寫明白？有三個問題有助于理清思路。一，我需要的答復是怎樣的？二，為了得到答復我要提供哪些信息？三，我提供的信息中哪些是主要信息？

此外，什么位置要大寫？正文在哪里空行？郵件開頭如何得體寒暄？專業結束語是什么？抄送、簽名等怎么寫？都是需要注意的郵件禮儀和格式。

課程大綱

1. 好的商務書面溝通源于準備：節省溝通時間

* 商務郵件寫作前的4個必要提問：

  - WHY:為什么要寫這封郵件?

  - HOW:你希望對方做什么？

  - WHAT:對方需要接收到什么信息、感知什么意念?

  - HOW: 我要怎么寫，才能滿足WHAT?

* 商務書面寫作的3大標準:

  - 結論明確、結構清晰、措辭得體

2. 搭建郵件的邏輯結構

* 好的邏輯結構什么樣?

  - 結論先行、上下對應、分類清楚、排序邏輯

* 縱向結構和橫向結構

  - 自上而下，或，自下而上

  - 歸納推理結構

    > 時間順序、結構順序、重要性順序

* 構建段落, 用連接詞來闡述各個段落的想法

3. 使郵件讀起來更加流暢

* 擴大詞匯量：找到合適的詞

* 搭建高效的短句。

* 用標點符號為文字打分

4. 掌握頁面布局的原則

* 保證清晰和養眼，

* 排版常見改錯練習

5. 用措辭使文字具有吸引力

* 激發閱讀標題的欲望

* 使用自信正向的語氣