辦公效率提升之道 高效應用Excel和PPT

課程背景：

Office被廣泛應用于行政文秘，人力資源，市場營銷，財務管理等工作領域，制作文檔、報表、報告，做產品演示是企業白領幾乎每天都要進行的工作。

通過該課程學習，我們將學到如何運用Office制作一個優秀的報告和演示、如何將觀點迅速、直觀、簡潔、全面、生動的表述和傳達?？焖僦谱鞲鞣N統計分析報表的基本方法和大量實用技巧，大幅提高您的工作效率和數據分析能力，使您的分析報告更有說服力，和引人注目。

課程收益：

● 全面了解Office在企業日常工作中的典型應用，領會Office使用方法技巧和應用思路啟發

● 結合大量企業工作中的典型案例提升Office在工作中的實際應用

● 動手實操每個知識點，實戰演練由易到難、清晰易懂，使學員真正掌握Office的強大功能

● 收獲完善的教學手冊，課后工作中遇到類似難題，可及時、方便查找教學手冊，讓工作真正無憂

課程時間：2天，6小時/天

課程對象：

1. Office用戶，財務、行政、市場分析等企業各工作人員；

2. 企事業單位經常需要對外/對內使用PPT進行商務展示及交流的對象；

3. 常使用Excel，需要提高工作效率和數據分析能力的職場人士。

課程方式：理論講授，技巧實操，實操演練（學員配帶電腦并安裝office軟件）

課程大綱

第一部分：Excel篇

第一講：Excel基礎技能——提升你的工作效率

一、單元格設計與調整

1. 單元格內行間距調整

2. 單元格的格式設計

1）跨列居中：慎用合并單元格

2）格式自動轉換：手機號分段、大寫數字轉換

3）自定義單元格格式

二、行&列的快速操作

1. 如何快速插入數據：多行/列、隔行/列

實操演練：如何快速制作工資條

2. 如何隔行刪除數據

三、不一樣的復制粘貼

1. 靈活利用剪切板

實操演練1：如何復制表格給微信好友？

實操演練2：復制如何避開隱藏的行

2. 選擇性粘貼

快捷工具：常用的快捷鍵（贈送快捷鍵卡片）

四、工作表中3種高效使用技巧

1. 拆分/凍結工作表

2. 一次性刪除工作表中的所有對象

3. 快速合并多個工作表的4種方法

五、頁眉與頁腳

1. 快速進入頁眉頁腳界面

2. 頁眉頁腳快速插入元素

六、輸出與打印

1. 深度隱藏工作表

2. 保護工作表狀態下，指定可編輯區域

3. 數據組合代替隱藏

4. 高效率的各種打印模式

5. 打印工作表水印

6. 利用行差異單元格實現分頁打印

第二講：數據輸入與分析——讓你的表格數據更加清晰

一、規范的日期和時間數據

1. 批量查找與修改非法日期

二、數據快速填充與靈活使用

快捷鍵：CTRL+E（不適用函數也能快速提取特定字符）

三、數據分列的使用

1. 分隔符號分列和固定寬度分列

2. 數字變日期

3. 從身份證提取出生日期

四、設置數據有效性

1. 只能輸入允許范圍內的數據

2. 設置單元格下拉列表

3. 指定范圍內輸入數據唯一性

4. 其它常見自定義規則限制輸入示例

5. 設置輸入提示信息和出錯警告

6. 快速查找包含數據有效性的單元格

五、查找和替換

1. 查找工作簿

2. 替換單元格格式

3. 批量刪除數值為0的單元格

4. 通配符查找和替換

六、使用條件技巧突出顯示

1. 條件格式顯示數據

1）突出文本內容

2）漸變與色階的填充

2. 多樣的數據排序與篩選

3. 刪除重復與不完全重復數據

第三講：公式與函數——大幅提高你的工作效率

一、公式與函數基礎

1. 基礎知識：使用Excel進行數學計算

2. Excel函數簡介

3. 數據相對引用和絕對引用

二、邏輯函數

1. IF函數運用

2. IFERROR函數運用

三、文本函數

1. LEFT，RIGHT，MID函數運用

2. LEN函數運用（返回文本字符個數）

實操演練：判斷員工身份證號碼是否正確

四、日期函數

1. DATE函數運用（返回特定日期年月日）

實操演練：身份證提取生日，退休日，性別

2. YEARMONTHDAY函數運用（返回年，月，日）

實操演練：計算下月需結算金額

3. EDATE函數運用（返回指定月數之前或之后的日期）

實操演練：提示合同續約

4. DATEDIF函數運用（返回兩個時間相隔天數，月數，年數）

五、數學函數

1. SUM函數運用（計算單元格區域中所有數值之和）

實操演練：批量對小計行填充公式快速匯總

2. SUMIF函數運用（按條件對指定單元格求和）

實操演練：指定客戶或指定時間的銷售量

3. SUMIFS函數運用（多條件求和）

實操演練1：統計兩列數據中相同數據的個數

六、統計函數

1. COUNTIF函數運用（返回數據個數）

1）統計兩列數據中相同數據的個數

2）統計員工考試成績

3）每位學員答案匯總統計分析

4）計算及格率

七、查找與引用函數

1. VLOOKUP函數運用

2. LOOKUP函數運用

第四講：數據透視表——大規模數據高效處理與分析

一、數據透視表基礎

1. 帶你認識數據透視表

2. 規范的表格數據創建數據透視表

3. 如何得到數據透視表中某匯總行的明細數據

二、數據透視表的值匯總與顯示方式

1. 數據透視表的計算過程和原理

2. 值字段的數據匯總方式

三、設置數據透視表格式

1. 隱藏數據透視表中的錯誤值

2. 去掉數據透視表中的“（空白）”數據

3. 用數據條直觀顯示數據

四、數據透視表排序

1. 分類匯總排序+字段項排序

2. 手動排序行字段

3. 按筆畫排序行字段

4. 自定義規則排序

五、數據透視表篩選

1. 行字段和值字段篩選

2. 篩選不同產地單價最高的2種商品

3. 為同一字段設置多個篩選條件

4. 按省份分頁顯示銷售數據

5. 通過切片器篩選分公司銷售報表

第二部分：PPT篇

第一講：認識PPT

一、PPT演示很重要

1. PPT代表公司形象

案例分析：某知名互聯網公司UE總監因搞砸PPT演講下課

案例分析：某職員因為制作PPT太差被下崗

2. PPT在日常辦公軟件中的地位很高

二、怎樣才是一份好的PPT

1. PPT按用途分為演講型和閱讀型

2. PPT的美體現在：邏輯美與版式美

1）邏輯美：內容結構清晰，重點突出

2）版式美：版面簡潔大氣，讓人賞心悅目

三、如何制作一份好的PPT

1. PPT制作的順序

1）準備內容，搭建框架，版式基礎，圖表表格，圖片構圖

2. PPT制作從構思開始：內容構思—版式設計—頁面美化

案例：蘋果設計師產品設計過程

3. PPT內容呈金字塔結構：論證類比

1）論：結論先行

2）證：以上統下

3）類：歸類分組

4）比：邏輯遞進

4. 方法舉例：3種常見的紙上構思PPT內容

5. 常見思維導圖工具的使用

工具：XMIND，百度腦圖

書籍推薦：《金字塔原理》，《結構思考力》

案例與練習1：秘書如何運用金字塔原理向領導準確匯報工作

案例與練習2：銀行業務人員運用金字塔原理向客戶推向產品

第二講：PPT色彩與圖文搭配

一、PPT色彩搭配

1. 常見單色系PPT色彩搭配賞析

2. 代表公司的商務PPT顏色選擇

1）用取色器直接從logo取色

2）微信截屏獲取顏色RGB值

工具：取色器

3. 單色系色彩實現明暗對比效果

工具：顏色的HSL模式

4. 顏色運用的注意事項

5. 圖片排版時顏色搭配技巧

6. 注意不同演示設備對演示效果的影響

案例與練習1：PPT色彩搭配案例對比分析

案例與練習2：《穹頂之下》PPT顏色的運用

二、PPT文字設計排版

1. 襯線體與無襯線體的區別

字體推薦：兩款無版權無襯線字體贈送

案例分析：兩份相同文字的PPT，為何顯示效果相差甚遠

2. 文字排版基礎原則

1）使用無襯線體

2）行距1.3/1.5

3）兩端對齊

3. 將設置好的文字格式設置為默認

4. 如何批量替換PPT字體

5. PPT中特殊字體的運用

工具：文字云制作網站：https://wordart.com/

案例與練習：制作文字云

工具：特殊字體安裝包

案例與練習：PPT文字排版和美化

三、PPT中的圖文編輯與美化

1. PPT中1張圖=1000個文字

2. 認識常見圖片格式：JPG,PNG,EMF

3．圖片選擇原則：高清大圖，無logo，圖文相符，可商用

4．常見圖片處理技巧

1）大圖帶來震撼

2）添加半透明純色/漸變色蒙版

3）用PPT摳圖（刪除背景）

4）圖片剪裁成任意形狀

工具：布爾運算

工具：常見專業圖片下載網址

案例與練習：PPT圖片運用案例賞析與練習

5. 擅用“聯想”搜索合適圖片

6. 可編輯地圖演示

素材贈送：可編輯地圖素材贈送

7. 常見圖文位置：居中對齊，水平線上，人物視線上，頁面黃金分割，添加色塊

案例與練習1：制作圖片背景文字

案例與練習2：制作圖文穿插效果

第三講：PPT設計與美化再升華

一、PPT版式設計基礎四原則

案例賞析：不美觀PPT版式反例分析

1. 遵循四原則靈活設計PPT版式

1）留白：強調主體，營造意境

案例與練習：留白在中西餐，山水畫，日常生活場景的運用

2）對齊：PPT最永恒的設計標準

方法技巧：PPT的8種對齊方式

案例與練習：對齊效果在生活中的運用對比

3）對比：運用金字塔思維提取關鍵詞，提高溝通效率

方法技巧：PPT常見3種實現對比的方法

案例與練習：對比在雜志排版中的運用

4）親密：意思相近、相互關聯的元素相互靠近，形成一個視覺單元

案例與練習：親密在名片和電影海報中的運用

贈送工具：常見PPT快捷鍵卡片

素材贈送：常見PPT版式設計素材贈送

二、點“精”之筆——靈活使用PPT圖標

1. 圖標在PPT設計中常見的運用方式

2. 圖標設計三步法：提煉，尋找，美化

工具：圖標獲取網站（https://www. iconfont. cn/）

工具：圖標編輯軟件AI

工具：圖標素材贈送

案例與練習1：華為開發者大會PPT上運用圖標

案例與練習2：用圖標設計流程模型圖

三、PPT母版——統一設計，效率提升

答疑：為什么有些PPT內容無法復制或修改

1. 幻燈片母版的作用：統一風格，提高效率，文件瘦身

2．通過母版進行PPT風格統一，有效提高制作效率

1）在幻燈片每一頁自動添加頁碼

2）在幻燈片每一頁添加logo等元素

3）通過占位符提高制作效率

4）快速切換引用不同版式

案例練習：制作PPT母版