無壓工作的藝術——高效能時間與精力管理

課程背景：

明日復明日，明日何其多。

我生待明日，萬事成蹉跎。

高質量的生活，從高效能的時間與精力管理開始。但時間就像手中的沙，怎么都抓不住，悄悄地流逝于指縫。

在VUCA世代，職場越來越繁雜，富有挑戰，我們在紛繁復雜的環境中逐漸迷失方向，如何提高個人的時間和精力管理對職場效率至關重要。

但時間是不可能被管理的，它只會以自己的速度流逝，不受外界任何因素的影響，所以我們無法管理時間，而是管理我們自己，從而更合理的利用時間。

通過本課程的學習，我們能更深刻意識到時間的特征，掌握高效利用時間的常見方法和技巧：明確目標，拒絕拖延，集中精力……從而提高我們的效率，成為一個高效能人士。

課程收益：

● 正確認識時間和精力管理，加深理解時間管理的3個關鍵認知：

意識是先決條件/目標設定是第一步/選擇是難點與核心

● 掌握高效利用時間的常見方法和技巧

● 基于目標制定計劃，用好任務清單

● 理解拖延是時間管理的大敵，掌握克服拖延的方法

課程時間：1天，6小時/天

課程對象：各部門經理、主管、高潛人員、辦公室、銷售、行政、財務，人資等人員

課程方式：案例分析、視頻分享、課堂演練、課堂討論

課程大綱

導入：談談你對時間（時間管理）的理解

第一部分：時間的3個關鍵認知

第一講：意識是時間管理的先決條件

互動：你的一生還有多少時間才能創造價值？

一、時間相對論

1. 我們對時間的感覺取決于我們在做什么

2. 感覺時間飛逝就是激情所在

二、時間自我意識的作用

1. 時間是轉瞬即逝的寶貴資產

2. 有效利用時間

3. 調整時間分配

練習：剛剛過去的48小時你的時間是怎么分配的？

第二講：目標設定是時間管理的第一步

視頻導入：數一數，他們傳了多少次球

一、你的目標在哪里，你的收獲就在那里

1. 擁有明確的目標是個人效能最重要的概念

二、設定并實現目標的7個步驟

1. 明確目的：明確你究竟想要什么

2. 寫下來：把你的目標寫在紙上

3. 目標量化：數字+時限

4. 列清單：把能想到的、所有事項都列在一個清單上；隨時添加

5. 定計劃：進一步梳理整個清單，使之成為一份計劃

6. 馬上行動：根據計劃馬上采取行動

7. 持續推進：每天解決一部分問題，向前推進主要目標的實現

練習：列出你明年最想實現的5個目標，從中挑出一個最想實現的

第三講：選擇是難點，也是時間管理的核心

視頻導入：你的人生是先放大石頭還是沙子？

一、把時間都放在真正重要的事上

二、長期收益觀念

1. 成功人士嚴守長期收益觀念

2. 用長期收益觀念確定工作優先級

1）清晰的長期目標

2）重要事情能幫助達成長期目標

3）開始前先問自己

三、找到能帶來長期收益的事情：時間管理矩陣

1. Ⅰ防患未然

2. Ⅱ危機

3. Ⅲ不速之客

4. Ⅳ繁瑣的事項

5. 普通人與高效人士各象限時間分配分析

四、強迫效率法則：時間有限，任何人都無法做完所有的事情

1. 在公司里，時間的質量最關鍵；在家里，時間的長短最重要

練習：回顧自己的任務，決定最重要的一件事，并為之設定目標和計劃

第二部分：高效利用時間

第一講：制定計劃-魔幻任務清單

一、計劃帶來成功

1. 10/90法則：工作前10%的時間計劃、組織，工作過程中將節約90%的時間

二、行動之前制定計劃

1. 總計劃

2. 月計劃

3. 周計劃

4. 日計劃

5. 完成日計劃

三、月計劃、周計劃示例

四、日計劃：魔幻任務清單

1. 組織時間

2. 高回報率

3. 減輕壓力

4. 緊盯目標

5. 激發創意

五、過分計劃也會讓事情走向反面

練習：羅列未來24小時要做的事項，并根據重要性排序

第二講：確定次序-ABCDE法

一、日計劃任務清單全部來自月計劃和周計劃嗎？

1. 日常事務

2. 臨時事件

3. 突發靈感

二、富有成效好過忙忙碌碌

1. 少就是多：通過少做，而不是多做，去獲得更多的成就

2. 二八定律：你的80%的成就來自于你的20%的行為

三、用ABCDE法確定事項優先次序

1. 先把當天要做的所有事情列出來并寫在紙上

2. 在你開始任務之前，在每一個任務前分別標上字母A、B、C、D或E

1）A：與達成目標相關的重要任務，且必須完成的事情

2）B：應該做，但如果不做，后果并不十分嚴重的事情

3）C：做了大家都愉快，但不做也沒有人為此感到不悅的事情

4）D：可以授權給他人去做的事情

5）E：完全可以不做，這些事情對你來說沒有任何意義

四、周計劃和月計劃同樣適用ABCDE法

五、培養自己先處理標記為A-1的任務的習慣

練習：回顧你的工作計劃，在每一項任務前標上A、B、C、D或E

第三講：清理雜亂-有一顆似水之心

一、雜亂破壞生產力

二、拒絕雜亂

1. 創造舒適的工作空間

2. 創建一個檔案系統

3. 創建一個清單

4. 拒絕拖延

5. 保持良好的提醒系統

6. 提前10分鐘

三、GTD-拒絕雜亂，讓你心如止水

1. GTD核心理念：解放大腦，提高效率

2. GTD的作用原理：收集→判斷→整理→復查→執行

1）收集：INBOX的概念，即把你想到的STUFF統統丟入INBOX

2）判斷和整理：將收集階段INBOX的內容進行整理，放入對于的清單列表

3）復查：執行前的最后準備

4）執行：按順序執行

工具：信息判斷與整理流程圖

四、成為GTDer

1. GTD的日常使用注意事項

2. GTD崩潰時的應對

練習：結合本周要做的事項，按GTD標準分類處理

第四講：克服拖延-萬事開頭難

一、帕金森法則

完成一項工作的時間會膨脹到你所擁有時間的極限

二、拖延來自于物理法則——慣性

1. 物體（包括人）傾向于保持原有的狀態

2. 慣性也可以是朋友

三、克服拖延

1. 設定最后期限：假設距離完成最重要的工作的最后期限只有一天

2. 自我激勵：想象開始并完成了重要任務的場景

3. 開始行動：“馬上行動！~繼續工作！”

4. 任務分解：一次只處理力所能及的一部分

5. 絕對誠實：最后期限效率高只是借口

6. 激發動能：當你變身“行動派”以后，你就激活了成功的“動能法則”

練習：

1. 重新評估工作并果斷放棄不重要事項

2. 立刻開始最重要目標

第五講：集中精力-保持緊迫感

一、保持專注能激發最大能量

二、單獨處理每一項任務

1. 不要同時處理多個任務，那是自欺欺人

三、批處理任務

1. 在1-2個小時內只專注于同一類任務

四、一旦開始，全力以赴

1. 一旦開始，就全身心地投入，不轉移注意力，直到100%完成

五、擁抱心流-培養緊迫感

1. 緊迫感→行動偏好→快節奏

六、學會說不

1. 時間管理最有力的詞——“不”

七、自律是關鍵

練習：從現在開始培養緊迫感

第六講：創造時間-保持精力充沛

一、杜絕浪費時間

1. 迅速決策——大量的時間浪費來自優柔寡斷

2. 不拖延

3. 集中精力——保持緊迫感

4. 尋找并利用時間空隙

5. 快速閱讀

二、保持精力充沛

1. 通過運動和健康飲食保持精力充沛

2. 匹配最佳時間和最佳精力

三、早起/睡前半小時

1. 一天中最重要的時刻是醒來的半小時

2. 睡覺前半小時做的事情會留在你的潛意識里

四、你可以“買”時間

1. 情感買

2. 權利買

3. 花錢買

練習：找到并利用你的空隙時間

課程回顧