打破部門墻跨部門溝通與協作

打破部門墻——跨部門溝通與協作

課程背景：

■ 如何培養團隊中良性循環的溝通協作的氛圍？

■ 如何才能打破壁壘，克服部門間的溝通障礙，讓團隊發揮一加一大于二的功效？

據統計，員工花在內部溝通的時間大約占到其工作時間的40%還要多，而對于領導層，這個比例更高。如果能打破部門墻，解決跨部門溝通的障礙，不僅能夠增強溝通效率，還能提高公司的整體運營效率。

而隨著企業規模越大，各部門之間的利益關系越復雜，逐漸形成了看不見的“部門墻”。如何去除部門間的摩擦與內耗，成為很多管理者的心頭病。

有調查顯示，職場跨部門溝通與協作的障礙73%來自溝通氛圍，18%來自溝通與協作機制的缺失和不足，只有9%來自溝通與協作技巧的不足。所以，解決跨部門溝通與協作的障礙，重點一定不是講溝通與協作的技巧，而是在于是否能夠：

1. 促進不同部門之間的彼此聆聽和看見，聽到每個部門彼此深層的需求，促進彼此真正有效的溝通；

2. 支持每個部門轉換視角和站位，不僅僅站在自己的視角看問題，還需要站在上級、團隊、客戶等多個利益相關方的視角，進行從“我”到“我們”的視角轉換；

3. 支持大家聚焦成果，不再拘泥于眼前而是放眼于理想的未來，激發全新的解決方案得以浮現。

本工作坊綜合運用教練、引導技術等多種方法與工具來打造一系列的沉浸式體驗活動，旨在激發團隊的改變意愿，用全新的解決方案來解決跨部門溝通與協作中的實際挑戰。

課程收益：

● 理解溝通的目標與效果、跨部門溝通與協作的常見問題以及個人、組織的障礙

● 通過實戰演練借假修真，讓團隊去反思目前在跨部門溝通與協作中的優點和改進點，提升團隊改變的意愿

● 掌握真團隊以及團隊協作的五大障礙與行為的主要知識點，感知目前團隊現狀，找到差距

● 了解團隊成員的天性，總結團隊風格的優劣勢，學習如何打造團隊信任，增加團隊信任感

● 了解團隊成員的沖突風格，共識團隊良性沖突公約，學習如何開展良性沖突

● 了解團隊承諾的關鍵要素，共識團隊需做出的改變并進行團隊承諾，確保改變的真正發生

● 樹立團隊互相提醒、問責的意識，掌握正向反饋與建設性反饋的方法

● 團隊共創實現改變后的愿景畫面，使學員對更加美好的未來產生期待，提升團隊能量與凝聚力，激發行動的意愿；學會視角轉換，從利益相關方的視角來看待問題

● 聽到每個部門深層次的需求，促進彼此真正有效的溝通；提升學員在跨部門溝通與協作的挑戰情境下的溝通能力

課程時間：2天，6小時/天

課程對象：企業中基層管理者、精英骨干（50人以內）

課程方式：工作坊、綜合運用教練、引導等多種方法與工具來打造一系列的沉浸式體驗活動，以“引導+交互式分小組研討+演練+教練反饋+反思與總結”為核心

場地安排：采用分組島嶼式（可參考右圖）

定制化工作坊說明：

本工作坊設計為標準流程，可以根據每個企業的不同需求而對工作坊內容做定制化的開發和調整，突出以滿足客戶需求、解決團隊中的當下面臨的挑戰和問題為導向

課程大綱

導入：開場及破冰

目標：增進彼此聯結，創造良好的工作坊場域，導入工作坊主題

1. 介紹工作坊流程

——入場調查，了解學員關于工作坊主題以及學員本身的背景信息

2. 共創工作坊公約

破冰活動：學員形成四人小組，分享自己在團隊中的一個高光時刻

模塊一：認識跨部門溝通與協作

目標：理解溝通的目標與效果，以及跨部門溝通與協作的常見問題以及個人、組織的障礙

一、溝通的四大目標

目標1：被接收(被聽到或被讀到)

目標2：被理解

目標3：被接受

目標4：使對方采取行動(改變行為或態度)

二、溝通的四層效果

效果1：表達準確

效果2：接受準確

效果3：目的達成

效果4：雙方愉悅

三、什么是跨部門溝通與協作

四、跨部門溝通與協作的常見問題

第1類：分歧型

第2類：回避型

第3類：矛盾沖突型

五、跨部門溝通與協作的個人障礙

障礙1：個人認知偏差

障礙2：語言障礙

障礙3：情緒變化

六、跨部門溝通與協作的組織障礙

障礙1：職能與職權劃分不明確

障礙2：組織架構不合理

障礙3：組織氣氛不和諧

障礙4：組織信息系統不完善

模塊二：跨部門溝通與協作之實戰演練

目標：通過實戰演練借假修真，讓團隊去反思目前在跨部門溝通與協作中的優點和改進點，提升團隊改變的意愿

團隊活動：打造汽車夢工廠

第1步：告知任務

——集體為客戶建造5輛豪車，由于時間有限，每個團隊（小組）負責建造車輛的一部分

第2步：各小組使用提供的物料制造汽車零部件

第3步：教練告知團隊（客戶對汽車的制造提出了額外要求）

第4步：第一輪團隊反思

1. 當接到這個任務時，小組內部、多個小組之間是怎樣開展溝通與協作的？

2. 當在中途接到任務發生變化的消息時，團隊中發生了什么？有什么樣的情緒嗎？

3. 角色是怎么分工的？

4. 團隊哪些過去的工作方式在這個情境下是行不通的？

5. 接下來我們可以如何做得更好？

第5步：所有小組拼裝整車

第6步：第二輪團隊反思

1. 大家對于剛才跨部門間的溝通與協作滿意嗎？為什么？

2. 哪些情境和我們在工作中的情境類似或相同？

3. 如果再來一次，我們如何做得更好？

4. 對于自己、對于團隊有何發現？

模塊三：識別真團隊

目標：掌握真團隊以及團隊協作的五大障礙與行為的主要知識點，感知團隊現狀，找到差距

講解：團隊協作的五大障礙模型和打造真團隊的五項行為

測評：學員進行團隊協作測評問卷

小組活動：

1. 各小組對問卷結果進行交流

2. 共同感知團隊協作目前的狀態，找到差距

模塊四：克服第一大障礙——建立信任

目標：了解團隊成員的天性，總結團隊風格的優劣勢，學習如何打造團隊信任，增加團隊信任感

講解：團隊協作應有的信任和建立團隊信任的要點

測評：學員進行4D天性測評

小組活動：

1）團隊信任練習

2）繪制團隊4D矩陣圖

3）共識團隊協作風格、優劣勢，討論對團隊有影響力的做法

大場分享：各小組在大場進行分享，教練對分享內容進行點評和升華

模塊五：克服第二大障礙——挖掘沖突

目標：了解團隊成員的沖突風格，共識團隊良性沖突公約，學習如何開展良性沖突

講解團隊沖突的意義以及鼓勵團隊中的良性沖突要點

練習：兩人一組進行個人沖突風格描述練習

小組活動：

1）每位學員寫出在良性沖突方面自己喜歡和不喜歡的三個行為

2）小組共識符合良性沖突的特點和容易做到的3條行為

3）團隊成員合影、進行集體承諾

大場分享：各小組在大場進行分享，教練對分享內容進行點評和升華

模塊六：克服第三大障礙——勇于承諾

目標：了解團隊承諾的關鍵要素，共識團隊需要做出的改變并進行團隊承諾，確保改變真正發生

講解勇于承諾的概念和要點

理解團隊承諾的關鍵要素：認同和澄清

共識：團隊要做出的TOP 5改變

認領任務：團隊成員自愿認領一個愿意加入的TOP 5改變課題組

小組活動：各小組用“靈魂六問”對改變的課題進行討論

工具：靈魂六問

大場分享：各小組在大場進行分享，教練對分享內容進行點評和升華

模塊七：克服第四大障礙——共擔責任

目標：樹立團隊互相提醒、問責的意識，掌握正向反饋與建設性反饋的方法

講解共擔責任的概念和要點

練習：分小組做正向反饋與建設性反饋

1. 接收同事的反饋：在各小組中，先從資深的管理者開始接受同事的反饋，輪流進行

2. 提供反饋者：先依次反饋被反饋者1點做得好的地方，再依次反饋1點可以做得更好的地方

3. 接受反饋者：僅感謝大家對于自己的反饋，對反饋不做任何解釋，并分享自己接下來要做的行為改變，邀請大家監督

大場分享此環節感受與收獲

模塊八：克服第五大障礙——聚焦成果

目標：團隊共創實現改變后的愿景畫面，使學員對更加美好的未來產生期待，提升聚焦成果的團隊能量與凝聚力，激發行動的意愿；學會視角轉換，從利益相關方的視角來看待問題

講解聚焦成果的概念、干擾因素，帶領團隊識別自己的第一團隊

小組活動：用封面故事共創實現改變后的愿景畫面

工具：封面故事

討論：為實現改變后的愿景畫面，上級、客戶對我們有著怎樣的期待？

大場分享：各小組進行愿景畫面分享，教練進行點評和升華

模塊九：共識跨部門溝通與協作的挑戰情境以及用4D話術化解挑戰

目標：了解每個部門深層次的需求，促進彼此真正有效的溝通；提升學員在跨部門溝通與協作的挑戰情境下的溝通能力

小組活動：

1. 共識出為實現未來改變后的愿景畫面，團隊當下面臨的TOP 5的跨部門溝通與協作的挑戰

2. 每個部門人員組成新的臨時小組，討論面臨這些挑戰，我的部門需要其他部門的支持是什么？

3. 相關部門在聽到對方部門的需求后，予以回應并確認我們部門能夠提供的支持是什么

講解：4D溝通話術舉例

小組活動：

1. 各小組用4D話術對挑戰情境進行翻轉

2. 各小組留1名代表在本小組向其他小組展示本組的4D話術，其余組員去其他組交流，來該組交流的學員對展示內容進行反饋

3. 各小組給最佳4D話術小組投票

4. 邀請投票組分享投票理由

結尾：總結回顧分享

1. 教練進行總結和賦能

2. 旋轉木馬：所有成員形成內圈和外圈，兩人面對面站位進行分享，每輪分享內圈順時針轉動1個人

1）當下有著怎樣的感受？

2）本次工作坊，最大的一個收獲是什么?

3）最想對團隊說的一句話是什么？

3. 團隊領導進行全場總結，表達期許