有效的會議與能力促進

一. 訓練題目：有效的會議與能力促進

 (富士康成都)

二. 課程時數：7小時

三. 參加人員：中高層級主管人員

四. 課程大綱：

 framework式”教學:

1.先做框架定義

2.論述原理theory

3.情境假設 assumption (34合并)

4.情境案例 (34合并)

5.實務操作(Practice）

壹. 會議事前準備與過程步驟分析

(一).會議的問題與目的

    ●企業內部的運作績效，首重行政溝通，包括：流程、報表、簽呈及會議等方式。其中

      尤其以會議較為復雜，它產生的問題有時間不夠、信息不全、議題離散、沖突爭執、

      會后敷衍、問題分歧、決策錯誤、主持不佳、……等

    ●開會看似簡單，但我們經常發現，很多組織總是不停地開會，卻達不成任何結果。  

      員工一聽開會就煩真的一定要以開會的模式來進行嗎

    ●組織高效的會議，須要有周全的會前準備工作。很多會議就是因為缺乏完整

      的會前工作，才導致低質量的討論過程。其實會前的準備工作，并非只是主事者選定

      哪些人與會及設定討論事項而已。

    ●會前準備工作的作用主要目的

      遴選最恰當的討論方式；使與會者對討論有清楚的方向可循；清楚地告知與會者應有

      何種行為表現；節省時間并減少沖突。

(二).良好會議舉辦該有的步驟檢查

    ●厘清開會的目的與要求

    ●選擇合適的主席并篩選與會者(會議發起者并不一定就是主席)

      案例分析

    ●向與會者做簡報

    ●選擇合適的開會時間與地點

      案例分析

    ●對討論與集思廣益活力度的重視

      案例分析

    ●有效整合會議中的意見

      案例分析

    ●遴選恰當的會議記錄者

      案例分析

    ●決議通過后的工作分配

(三).會議進行沒效率常發生的問題總結

    ●與會人數越多會議往往就越沒效率

    ●時間地點未做詳盡的考慮，隨意指定開會時間與地點，所以因故不能出席、會議中途

      離席、打擾斷情形很多

    ●為不重要的問題陷入爭執

    ●會議時間冗長，最后卻沒有達成結論

    ●死氣沉沉沒有會議討論活力

    ●會議主題時常漫無焦點或扯出其他問題

    ●主席缺乏討論整合能力，常會導致會中無法達成決議，或有討論而無決議

    ●與會者的重要發言及決議都未被正確地記錄下來，并在會后未發給與會者

    ●在討論完后未作條例式重點總結

    ●未應察看各執行細目是否都有人負責

    ●會議記錄者未幫助主席查核工作分派的狀況

    ●課堂分組討論  題目 會議不順暢發生的問題總結

                    會議前   會議中   會議后三階段

                    分組討論15分鐘   各分組報告5分鐘

貳.達成會議目標效率安排與管理流程

(一).會議目標的進行流程與障礙排除 (參考)

    ●開會的目的與要求

      應盡可能以一句話清楚地表述出來。清楚的程度至少要包括：為何開會、誰來開會及

      決議何時該執行完畢。 

    ●篩選出恰當的與會者名單

      讓討論議題明確化，才決定誰該參加，即可將原本耗費眾多人力、物力的會議，精簡

      成較小型的會議。只要小型會議管理得當，開會的時間會比原來少，且有效 

    ●時間及地點做詳盡的考慮

      不能隨意指定一個開會時間與地點，就要所有人配合，否則因故不能出席的理由便會

      接踵而來。較周全的方法是先把與會者對會議的重要性列出來，調查能出席者的共同

      時間。若真的很難湊出共同的時間，則允許不能出席者指派代表參加。

    ●通知名單內的人士到會

      通知與會者，向其解釋開會目的與請他與會的理由、該準備哪些資料及會議召集人所

      期望的會議目標。事先告知與會者可能被詢問的問題，請其預先作準備，這對于增進

      議事效率有實質性的幫助 

    ●議程設計是高效率會議的開始

      無論是臨時或固定召開的會議，議程規劃都是非常重要的。該書給出了有效會議的標

      準議程：（1）厘清并解釋問題；（2）分析問題（3）評估各相應對策的標準（4）商議 

      相應對策（5）遴選可行的對策（6）決議完成

    ●厘清暨解釋問題

      正式討論開始前，把要討論的問題界定及解釋清楚。相反，很多會議一開始就發生了  

      爭辯，使得討論的焦點模糊；或到最后因時間不夠，而草草決議。這樣形成的決議往

      往是造成更多問題的根源。在分發給與會者的議程表里，也應標明各議題所預計使用

      的時間，供主席及與會者遵循。

    ●決議正確地記錄

      與會者的重要發言及決議都應被正確地記錄下來，并在會后發給與會者。此會議的記

      錄者，也要能簡短扼要并忠實地記錄

    ●決議成開始分配工作

      工作分派的狀況也應寫入會議記錄里，并發給與會者。如此可避免日后發生責任歸屬

      的誤會或其他問題。這對督促與會者依計劃完成既定目標，大有幫助。 

    ●會議溝通討論地雷   

      溝通價值觀差異性  

      溝通用詞傳遞模糊   

      常被打斷   

      參會者討論參與度不高

    ●課堂分組討論  題目  為何討論過程中參會者該注意哪些溝通技巧與重點

                          分組討論15分鐘   各分組報告5分鐘

                          案例分析 

叁. 主管管理方法與組織活力度和會議成果巨大關聯性

(一).主管組織活力度的思維與會議觀察

    ●會議進行最大的地雷總結

      時間確定  時間控制  討論活力度   聽與說的觀察   主席的觀察

      福特汽車接班人的主持(早年做法)

    ●日常管理模式對會議討論踴躍度的潛在影響

      案例分析

    ●課堂分組討論  題目  提升會議討論的活力度

                          分組討論15分鐘   各分組報告5分鐘

                          案例分析 

(二).為何會議討論與過程會死氣沉沉 (組織活力度與成果成正比)

    ●主管在組織活力度的思維必須進化

      為何組織活力度與會議討論與成果有巨大關聯性

●視頻觀賞CEO最后一天上班的驚喜 (與眾不同的領導方法)

    ●在YouTube點擊超過500w次的精彩視頻  ，全世界最大奢侈品網購公司NET A POTER  

       視頻中男主海豚性思維與組織活力度的實際操作方式總結

       男主的說明自己管理操作方式    員工對高層管理方式的感受與點評

    ●實戰總結1   主管多元化的角色扮演的技巧 (領導模式活力度最重要所在 )

                   東方的權力距離與活力文化

                   趨勢管理之父對目前人員特質做了以下描述

                   ( 企圖心與野心  服從力  舞臺  應變力  自我思維與野性 )

                   主管需給部屬有舞臺空間 ( 有些地方你沒注意到組織活力度 )

                   (沒有野性的人是庸才   沒有野心的人銳氣就不意保存 )     

    ●實戰總結 2   主管須由命令控制轉變為活力度影響的技巧 

                   (國內主管組織活力度的致命地雷)

                   組織帶領的以下變化（20/80與80/20模式修正方式）

    ●實戰總結 3   領導管理手法與新人際關系與組織活力度的運用技巧 

                   孟子梁惠王篇  ：下君用人之力  中君用人之能  上君用人之智

    ●實戰總結 4   需對部屬人員行為性向模式了解差異對應 (如何進行)

                   案例分析

    ●課堂分組討論  題目  在海豚式管理中可以參考其思維的提升組織活力度的方法

                          分組討論15分鐘   各分組報告5分鐘

                          案例分析 

(三).主席控場提高會議成效的要領

    ●要嚴格遵守會議的開始時間

    ●要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明    

●主席要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者

    ●與會者對于時間的運用要有共識

    ●主席歸納整合確認各點，注意將與會者提出的新意見與討論過的建議相整合，在必要

      時可以打斷發言。討論的議案如果沒有適時做整就會沒完沒了。

    ●與會紀錄者能力(最好專職紀錄勿其他干擾)

      就會議控制而言，會議記錄者的地位可說是僅次于主席，能準確重述所聽到的內容，

      同時記錄各人發言而不失誤

(四).會議參與人員必須遵守的討論規矩參考(可先打印提前給予)

    ●課堂分組討論  題目  參與會議該特別注意哪些重點? 我該提升那些個人技巧

                          分組討論15分鐘   各分組報告5分鐘

                          案例分析 

    ●發言時不可長篇大論滔滔不絕

    ●不可從頭到尾沉默到底

    ●不可引用不正確的數據

    ●不要盡談些期待性的預測

    ●不可做人身攻擊

    ●不可打斷他人的發言

    ●不要談到抽象論或觀念論

    ●不可對發言者吹毛求疵

    ●不要中途離席

 (五).會后事務進度追蹤參考

    ●會議須注意傾聽。僅當需要發表自己見解或被征詢意見的時候，進行簡潔明確的發言，

      不要隨意參加與自己無關項目的討論

    ●對涉及自己的工作的決策、行動計劃要做記錄

    ●閱讀備忘錄或會議記錄，注意那些與你有關的決策和行動計劃

    ●記下與你有關的行動計劃的具體細節，包括時間和標準。并對自己的執行加以控制

    ●有執行問題立刻向上反映

    ●做好工作時間管理與執行力控制