會(huì)開(kāi)會(huì)，開(kāi)好會(huì)——高效的會(huì)議管理技巧

【課程背景】

您是否每天包裹于無(wú)數(shù)會(huì)議之中，常常分身乏術(shù)？

您的公司是否因?yàn)闀?huì)議效率低下還在錯(cuò)失良機(jī)？

面臨這樣的處境，您是否找到了破解的好方法？

本課程將帶領(lǐng)您快速掌握會(huì)議管理技巧，這些技巧將是您開(kāi)啟高效會(huì)議的金鑰匙！把握時(shí)機(jī)，共同進(jìn)步，相信您必然會(huì)收獲累累碩果！

【課程目標(biāo)】

¨ 了解會(huì)議的目的、種類和體系

¨ 了解會(huì)議效率不高的原因及對(duì)策

¨ 掌握有效為會(huì)議做準(zhǔn)備的要領(lǐng)

¨ 學(xué)會(huì)提高會(huì)議效率和質(zhì)量的技巧

¨ 掌握會(huì)議主持人、記錄人和參會(huì)人的會(huì)議管理技巧

【課程形式】

¨ 現(xiàn)場(chǎng)講授＋案例討論＋問(wèn)題分析

¨ 小組學(xué)習(xí)＋頭腦風(fēng)暴+經(jīng)驗(yàn)分享

【課程對(duì)象】

企業(yè)內(nèi)部組織、策劃、主持和參與會(huì)議的各級(jí)管理者

【課程長(zhǎng)度】

1天6課時(shí)

【課程內(nèi)容】

第一部分    會(huì)議的了解與認(rèn)知

¨ 什么是會(huì)議？

¨ 會(huì)議的溝通模式

¨ 會(huì)議的重要意義

¨ 會(huì)議的真正作用

¨ 不得不開(kāi)會(huì)的真正原因

¨ 會(huì)議的6大功能

¨ 會(huì)議的5大類別

¨ 會(huì)議的3大結(jié)構(gòu)

¨ 常見(jiàn)會(huì)議的頻率

¨ 會(huì)議的規(guī)?？刂?/span>

¨ 會(huì)議的流程

¨ 會(huì)議的成本

¨ 會(huì)議的波紋效應(yīng)

¨ 會(huì)議的影響因素

第二部分    如何準(zhǔn)備會(huì)議？

明確會(huì)議政策

¨ 取代會(huì)議的其他解決辦法

¨ 明確會(huì)議的管理機(jī)制和機(jī)構(gòu)

¨ 讓參與者了解會(huì)議的目的性

¨ 挑選合適的與會(huì)人員

¨ 進(jìn)行恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間和地點(diǎn)安排

¨ 讓會(huì)議議題緊湊到位

¨ 實(shí)行合會(huì)與分會(huì)

¨ 不要怕會(huì)議被取消

安排會(huì)議程序

¨ 如何確立會(huì)議的主題與目標(biāo)？

¨ 常見(jiàn)的3種會(huì)議形式

¨ 如何確立會(huì)議議程的順序？/  議題、議程和日程的區(qū)別

¨ 如何甄選合適的與會(huì)人員？/ 會(huì)議中的幾種角色

¨ 影響會(huì)議安排的時(shí)間因素？/ 理想的會(huì)議時(shí)機(jī)

¨ 影響會(huì)議安排的地點(diǎn)因素？/ 各種會(huì)議的座次安排

¨ 會(huì)議形成的可能結(jié)論

¨ 常見(jiàn)的會(huì)議文字資料及格式

¨ 會(huì)議和會(huì)務(wù)工作的分配與落實(shí)

形成會(huì)議文化

¨ 資源的準(zhǔn)備

¨ 管理的過(guò)程

¨ 生產(chǎn)的產(chǎn)品

¨ 團(tuán)隊(duì)的載體

重在場(chǎng)外功夫

¨ 溝通

¨ 協(xié)調(diào)

¨ 精心

第三部分    如何主持會(huì)議？

主持人的職責(zé)與作用

¨ 當(dāng)然的主持人是哪些人？

¨ 主持人的角色

¨ 主持人的作用

¨ 主持人的職責(zé)

¨ 主持會(huì)議的原則

¨ 對(duì)主持人的要求

主持會(huì)議的技巧

如何開(kāi)場(chǎng)？

¨ 背景

¨ 目的

¨ 議程

¨ 期待

¨ 規(guī)則

如何擴(kuò)展？

¨ 圖文并茂

¨ 腦力激蕩

¨ 團(tuán)隊(duì)技能

如何回收？

¨ 多重選擇

¨ 壓力排序

¨ N/3技巧

¨ +/   符號(hào)

如何達(dá)成結(jié)論?

¨ 識(shí)別和挖掘異議

¨ 找出異議的原因

¨ 建設(shè)性反對(duì)

如何總結(jié)會(huì)議?

¨ 過(guò)程回顧

¨ 形成決議

¨ 激勵(lì)執(zhí)行

¨ 評(píng)估目標(biāo)

¨ 懸念事項(xiàng)

如何結(jié)束會(huì)議?

¨ 會(huì)議完成了什么內(nèi)容？

¨ 它同會(huì)議目標(biāo)的關(guān)系？

¨ 下一步怎么做？

¨ 是否需要下一次會(huì)議？

會(huì)議的追蹤與評(píng)估

¨ 什么事?

¨ 什么時(shí)候完成?

¨ 什么人負(fù)責(zé)?

¨ 什么時(shí)候報(bào)告?

會(huì)議的事后跟進(jìn)

¨ 主持人的事后跟進(jìn)

¨ 參會(huì)者的事后跟進(jìn)

會(huì)議的持續(xù)改進(jìn)

¨ 嚴(yán)格執(zhí)行紀(jì)律

¨ 有效履行角色

¨ 充分醞釀議程

¨ 持續(xù)優(yōu)化循環(huán)

主持人的能力要求

¨ 傾聽(tīng)的技巧

¨ 提問(wèn)的技巧

¨ 觀察的技巧

¨ 反饋的技巧

第四部分    如何記錄會(huì)議？

會(huì)議記錄者的作用

¨ 僅次于主持人

¨ 記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序

¨ 協(xié)助主持人總結(jié)與歸納

會(huì)議記錄者應(yīng)具備的能力

¨ 反應(yīng)快

¨ 寫字快

¨ 知識(shí)面廣

¨ 記憶力強(qiáng)

¨ 組織能力強(qiáng)

¨ 傾聽(tīng)能力強(qiáng)

¨ 總結(jié)能力強(qiáng)

對(duì)會(huì)議記錄的10大建議

¨ 重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音

¨ 定期召開(kāi)的會(huì)議不用錄音

¨ 多數(shù)會(huì)議指定記錄者

¨ 記錄者的筆記流暢不失真

¨ 會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面

¨ 會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確

¨ 會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容

¨ 會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理

¨ 與主持人共同修正錯(cuò)誤部分

¨ 將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者

第五部分    如何參與會(huì)議？

參會(huì)者的職責(zé)

¨ 決定是否出席

¨ 準(zhǔn)備

¨ 準(zhǔn)時(shí)與會(huì)

¨ 就疑點(diǎn)或模糊問(wèn)題征詢解釋

¨ 給出信息時(shí)力求精確切題

¨ 傾聽(tīng)

¨ 支持他人

¨ 確保公平參與

¨ 反對(duì)要有根據(jù)

¨ 以能提高團(tuán)隊(duì)績(jī)效的方式行事

參會(huì)者的技能

¨ 學(xué)會(huì)聆聽(tīng)

¨ 發(fā)言須知

¨ 陳述技巧

參會(huì)者的禮儀

¨ 開(kāi)會(huì)之前針對(duì)主題，先整理出自己的見(jiàn)解

¨ 對(duì)出席者一視同仁，不分上下

¨ 不受利害及感情牽動(dòng)

¨ 對(duì)事不對(duì)人，勿因?qū)θ说南矏憾钜夤?/span>

¨ 服從眾人決議

¨ 遵守會(huì)議規(guī)定 

¨ 不必太早到場(chǎng) 

¨ 不打斷 

¨ 出席者彼此相互尊重 

¨ 不在會(huì)議中看會(huì)議以外的資料 

¨ 慎用手機(jī) 

¨ 發(fā)言要征詢主持人許可 

¨ 不隨便離席走動(dòng)或打電話

第六部分    會(huì)議中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題及解決對(duì)策

¨ 人身攻擊

¨ 離題萬(wàn)里

¨ 爭(zhēng)議不下

¨ 抱怨

¨ 上司發(fā)言太投入

¨ 短話長(zhǎng)說(shuō)

¨ 時(shí)間不足

¨ 爭(zhēng)功諉過(guò)

¨ 為反對(duì)而反對(duì)

¨ 獨(dú)占發(fā)言

¨ 消極的話