辦公室的5S與文件及環境的管理

【課程背景】

人員的辦公行為分析是工作效率的基礎。在辦公室，你能在30秒內找到想要的任何物品嗎？其他人在你的辦公區域，能在30秒內找到他們需要的物品嗎？什么是5S管理？5S管理是起源于日本的一種比較優秀的管理方法，它的思路非常簡單樸素，針對企業中每位員工的日常行為方面提出要求，倡導從小事做起，力求使每位員工都養成事事“講究”的習慣，從而提高整體工作質量。推行“5S”管理的目標就是為員工創造一個干凈、整潔、舒適的辦公環境，最大程度提高員工的工作效率，讓員工工作得更安全、更舒暢，將資源浪費降到最低點，從而營造濃郁的企業文化氛圍。工作高效的根本在于辦公室的高效管理。

【課程目標】

◆ 理解辦公室推行5S的重要性，掌握每一個5S的具體實施方法和有效工具；

◆ 掌握在辦公室推行和實施5S管理的實施流程和注意事項；

◆ 你將有機會和黃杰老師直接探討辦公室5S活動中所遇到的棘手問題，尋求解決方案；

◆ 學會“故善戰者，求之于勢，不責于人，故能擇人作勢”的方法。

◆ 理論講解+案例分析+模擬練習，辦公室管理一天輕松掌握。

◆ 將以相當小的代價學習到黃杰老師十多年來實際工作中所積累的卓越管理理念和行之有效的管理技巧；

【課程大綱】（1天版，6小時版 ）

第一部分、5S導入與辦公專業化需求

 ◆ 為什么說：人造環境，環境造人

 ◆ 5s 的起源：日本企業成功的一種獨特的管理方法

◆ 革除馬虎之心，養成凡事認真的習慣

◆ 人員的辦公行為分析是工作效率的基礎

◆ 標準化、專業化的發展，源于對公眾、用戶訴求的深刻了解和設計

◆ 辦公室辦公，對管理者、工作人員的辦公訴求研究和相應的專業設計

◆ 挖掘卓越者成長的內在5S，5S是每位人員所需要的

◆ 案例分析：文明禮貌的習慣

◆ 案例分析：5S管理對現場管理、辦公效率的巨大促進作用

◆ 案例研討：某中國500強工廠存在的問題

◆ 案例分析：為什么說5S不僅僅是打掃衛生

◆ 案例分享：您會擦桌子？您會洗手嗎？

◆ 案例分析：某合資企業為什么要采用海爾的管理模式

◆ 案例分析：為什么中國企業的信息化建設項目會失敗或不成功

第二部分、辦公室5S實施要點和關鍵與實戰圖片學習

◆ 1S-整理的定義、其目的、管理方式與實用流程、行動表格

◆ 2S-整頓的定義、其目的、管理方式與實用流程、行動表格

◆ 3S-清掃的定義、其目的、管理方式與實用流程、行動表格

◆ 4S-清潔的定義、其目的、管理方式與實用流程、行動表格

◆ 5S-素養的定義、其目的、管理方式與實用流程、行動表格

 ◆ 整理：（正確的價值意識---「使用價值」，而不是「原購買價值」）

 ◆ 整頓：（正確的方法+整頓的技術 ）

 ◆ 辦公室5S（整理·整頓）的十九大要求

 ◆ 清掃：（責任化---明確崗位5S責任 ）

 ◆ 清潔：（制度化及考核---5S時間；稽查、競爭、獎罰 ）

 ◆ 素養：（長期化---晨會、禮儀守則 ）

◆ 整理之"要"與"不要"分類標準范例

 ◆ 整頓的推進重點：將必需物品放于任何人都能立即取到的狀態。

 ◆ 清掃的推進重點：將崗位變得無垃圾、無灰塵，干凈整潔，將設備保養得光亮完好，創造一個一塵不染的環境。

 ◆ 清潔的推進重點：將整理、整頓、清掃進行到底，并且標準化、制度化。

 ◆ 修養的推進重點：對于規定了的事情，大家都要按要求去執行，并養成一種習慣。

◆ 案例視頻：辦公室文件5S的錄像觀看和實踐研討

◆ 案例研討：為什么這個公司的文件這么亂？

 ◆ 案例分享：OA機定位的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：公私區分的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習  

 ◆ 案例分享：柜架管理的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：資料歸位的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：電腦文件的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：表格文件的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：桌面狀態的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：桌底狀態的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：抽屜狀態的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：物品定位的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：線束整理的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：開關標識的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：空調狀態的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：張貼管理的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：看板管理的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：會議管理的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：安全消防的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：消耗品管理的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

 ◆ 案例分享：垃圾分類的重點、標識方法、管理辦法及圖片學習

第三部分、如何推進辦公室5S管理活動推行

◆ 辦公室5S的八大原則

◆ 文件整理前的準備

◆ 文件夾和文件柜標識方法

◆ 如何設定文件分類管理基準

◆ 辦公桌內文具的整理、整頓

◆ 怎樣制定辦公室5S活動規范表

◆ 辦公區域的整理、整頓難點分析

◆ 辦公室5S推進體制的分解與講解

◆ 辦公室5S推展手法的分解與講解

◆ 如何制訂辦公室5S管理推行手冊

◆ 在推行辦公室5S管理中如何處理內部抗拒

◆ 辦公室5S推行成功與失敗因素檢討

◆ 辦公室5S成功實施之管理法寶

◆ 辦公室5S活動常見困難的形成因素

◆ 目視管理方法在辦公室5S管理中的應用

◆ 顏色管理在辦公室5S管理中的應用

◆ 如何讓辦公室日常5S制度化實施

◆ 案例分享：辦公室5S檢核表（現場）

◆ 案例研討：一般管理者的辦公室5S要點及固化模式

◆ 案例研討：基層管理者的辦公室5S要點及固化模式

◆ 案例研討：高級管理者的辦公室5S要點及固化模式

第四部分：辦公室5S與管理人員辦公環境管理疑難問題研討與交流