高級秘書/助理和行政人員技能提高訓練

【課程背景】

在現代企業面臨的競爭日益激烈的今天，企業對行政管理水平要求也越來越高，同時對行政管理人員的專業素質也提出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統的專業知識和技能的訓練，僅憑自我認知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的。很多時候想為領導做得更多，卻總是因不懂領導被動地顧此失彼完成一些事務性的工作，很難“想領導所想，急領導所急”，成為領導不可或缺的得力助手。經常聽到公司領導下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現自己的職業價值。想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項的培訓課程。為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過兩天的集中訓練，全方位提升行政管理工作的認知水平，快速掌握提升行政管理工的各項能力的方法和技巧；

——新形勢下需要五星級的行政管理者，具備“調頻”能力，本課程將教您如何掌握“調頻”技巧，學習快速“懂”領導的方法，具備調整與領導一個“頻道”上進行溝通的能力，真正成為領導的得力干將。

【課程收益】

1.明確各級行政管理人員的職業發展方向。

2.崗位認知，職責明確。

3.明確行政管理工作必須掌握的各種專業知識。

4.學會奠定非領導的“領導“地位。

5.運用流程化管理技能提升行政管理工作水平 。 

6.有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率。

7.提升的商務公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力。

8.學習掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧。

9.了解作為一個專業化的前臺行政人員所需具備的職業形象與商務接待的內涵。 

10.掌握溝通的基本步驟，學習溝通的基本方法，了解溝通的基本原則，以其提高人際溝通技巧。

11.學習如何從優秀到卓越的方法，成為五星級秘書/助理的的能力及方法。

【授課對象】   企業各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任、前臺人員等

【授課時間】   2天/12課時

【授課方式】   內容講述、案例分析、游戲互動、討論點評、情景演練

【授課內容】

第一部分：職業素養篇

一、秘書/助理的職業特性與素質要求

1. 準確自我定位

初級：事務性文員                中級：事務性文員＋協助管理             高級：獨立管理＋事務處理

★ 視頻：為什么不提拔我？

★ 現場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”

2. 優秀人員的勝任素質

如何提升秘書/助理/前臺人員的素質                        優秀與一般的差異——修煉良好心態

★ 案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？

如何理解五星級的秘書/助理——從優秀到卓越

★ 案例：老板眼中的五星級秘書/助理

二、秘書/助理職業生涯規劃

1. 什么是職業生涯規劃？

2. 為何要進行個人職業生涯規劃？

分析自我，確立人生的方向

準確評價個人特點和強項，在秘書/助理的職業競爭中發揮個人優勢

看到秘書/助理/前臺人員職業發展規劃的前景，提供前進的動力

★ 小組討論：獲得員工成長與企業績效的雙贏

3. 職業生涯規劃的簡單步驟

掌握SWOT分析工具進行自我分析

運用“5W提問”法進行自我分析

→ What I am? 我是什么樣的人？

→What I want? 我想要什么？

→What I can do? 我能做什么？

→What fit I most? 什么是最適合我？

→What I can choose？我能夠選擇什么？

★ 走進實戰：“我的命運我把握，我的前途我做主。”

運用SWOT分析工具認識自我

你知道您是幾號性格的人嗎？你不能再困惑了，結束一直“茫、盲、忙”的狀態

——建議尋找通過20%的努力就能到達80%的效果的領域發展

★ 視頻：同樣的事情為什么我就做不好？

三、秘書/助理職場禮儀規范

1. 塑造良好的個人職場形象

著裝的TOP原則                                         “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區

恰當的肢體語言 讓自己成為一個有素養的人

★ 案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？

2.行政人員不同崗位的職業形象要求

女行政人員的形象要求                                      男行政人員的形象要求

3. 基本職場禮儀

辦公室禮儀

——形體儀態的訓練

【1】站姿—體態美的起點                               【2】 坐姿—高雅儀態的展示             

【3】 走姿—動態美的展示                              【4】表情—內心世界的窗口：目光、笑容       

4.電話禮儀與應對技巧

★ 現場演示：如何著裝讓我更優雅和自信

  接待禮儀

【1】有約接待                                    【2】無約接待

5.宴請禮儀

【1】中餐宴請禮儀                                【2】西餐宴請禮儀

現場演示：1、你知道如何點菜嗎？

          2、 你知道接待中的酒文化？

第二部分：工作技能篇

一、時間管理及工作統籌技巧

1. 時間管理的誤區

2. 時間管理的原則

√ 目標管理與80/20法則                                    √ 緩急輕重的優先管理

√ 個人時間與領導工作時間計劃與安排

3. 時間管理小竅門

4. 辦公室接待與電話處理

◇ 上級的時間管理與安排

5. 自我情緒控制與壓力管理

◇ 上司出差日程管理與工作計劃

★ 案例：如何管理上司的時間——幫領導做計劃的技巧

★ 小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”

如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？

★ 案例：從種樹任務分析您解決問題的思路

——做正確的事，不僅是把事做對

大家認為是否能在3年時間內，獲得15年的工作經驗？

——其實是可能的，老師親身經歷和大家分享時間管理的秘訣

二、會務組織與管理

1.成功組織會議的技巧

2.組織階段的工作：

√ 會前準備                          √ 會中協助                           √ 會后整理

3.會議座次安排的學問

★ 練習：小組討論：如何協助召開公司例會                   ★ 案例：如何應對會議中的“漏洞”？

★ 現場模擬：會議記錄及紀要訓練                           ★ 案例：李秘書的返工引起的深思

三、行政公文寫作技巧與處理實務

1.行政公文寫作的基本要求                                2.行政公文的格式

3.常用行政公文寫作及公文格式要素范例

通用公文：

→ 報告                            → 請示                              → 批復

→ 函                              → 決定                              → 公告

→ 通告

事務公文：

→ 工作計劃                         → 工作總結                           → 會議紀要

禮儀文書：  

→ 請柬                             → 介紹信                             → 推薦信

重點演練：通知、請示、會議紀要

★ 案例分享：請示/報告混為一體

現場研討：領導公文文種混淆（關于……請示報告）

第三部分：統籌管理篇

一、秘書/助理人際溝通與工作協調技巧

★ 游戲導入：通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。

1.成功溝通的秘訣

學會聆聽：不輕易打斷對方的話                               怎樣反問：了解對方的需求

如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是                   表明立場：拒絕的藝術

提出解決方案：提出2-3個解決方案

★ 案例：如果是你該怎么說？

——為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價

2.有效溝通過程及環節

信息發送、接收、反饋                                        有效發送的技巧

★ 現場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事

3.認識你的溝通對象

與上級溝通的原則                                    與各種性格的領導打交道技巧

跨部門的溝通技巧                                    與客戶溝通

課程結束分享：我學到了什么？