會議組織與管理

【課程背景】
會議管理重要的方式之一，也是企業日常工作中最普遍的工作內容，作為一種重要的管理工具和工作方式，會議的發起、計劃、召集和實施是一系列環環相扣的細節方法和流程的有機整體，切實掌握這些方法和流程，有效提高會議效率和質量，提高成效同時降低會議成本，是各行各業管理所共同面臨的現實問題；如何擺脫文山會海，會議疊生、效率低下的現狀？如何提升各類會議的效果和水平，使會議發揮它應有的作用和功能，避免各類因會議而衍生的“副作用”，提升各級管理者的工作效能？本課程著重探討和闡明開好會議、管好會議的重要方法和流程，對各級管理者提升會議能力和工作效能提供實用可靠的解決途徑。
【課程收益】
1、學習和了解會議的基本知識和重要觀點。
2、學習和掌握開好會議的衡量方法和標準。
3、掌握會議的規范流程如何有效組織和召開會議。
4、學習和掌握常見會議的組織。
5、掌握會議管理的基本方法和技能。
【課程對象】     企業各級管理人員 部門經理 總監 高層主管
【課程時間       2天（12小時）課程

第一講：對會議的認知
一、對會議的認識
1、為什么要開會?
（1）形式的層面            （2）溝通的層面             （3）決策的層面           （4）組織的層面
2、會議的形式與類型
3、會議的基本要素和流程
（1）會議議題及目的                （2）會議召集、主持者               （3）與會者（議題相關）
（4）會議議程                      （5）會議時間及時限

二、什么是好的會議？
1、好的會議的標準
（1）達到目的、得到結果                        （2）與會者充分的參與
（3）緊扣主題                                  （4）有效利用時間
2、會議解決什么“問題”？
（1）達成共識                                      （2）形成方案、決議
（3）落實執行者和責任人                            （4）確定落實目標和追蹤
3、時刻牢記會議的目的

第二講：會議組織與管理

一、大會的組織

1、會前的準備工作         

（1）會議建議方案報批           （2）制發會議通知              （3）會議籌備                             

（4）會議文件材料準備           （5）會場布置                  （6）后勤、安全保障

2、會議召開期間工作

（1）會議簽（報）到               （2）會議引導                （3）照相安排                                

（4）會議記錄                     （5）編印文件材料            （6）會議安全保衛工作

（7）后勤服務保障工作             （8）其它服務工作

3、會后工作

（1）清退會議材料              （2）會議文件印發

情景演練：頒獎大會

二、辦公會議的組織

1、開會前的準備工作

（1）如何判斷會議是否舉行                             （2）會議準備的內容

（3）主持人手冊                                       （4）與會者守則

2、 高效會議的六項原則
 （1）嚴格控制會議范圍                                （2）嚴格控制會議時間
 （3）嚴格控制會議數量                                （4）嚴格控制會議紀律
 （5）清晰準確的會議記錄                              （6）高效務實的會議跟蹤

3、會議的過程管理
（1）會前準備                                        （2）主持人的會議管理
（3）如何做開場白                                    （4）樹立主持威信
（5）分配發言時間                                    （6）控制會議節奏

（7）推進會議流程                                    （8）如何圓滿結束會議
4、主持人常用話術

（1）展示                  （2）探尋                （3）評論                  （4）建立
（5）測試理解情況          （6）排除                （7）引進              （8）就程序提出建議
（9）總結
【情景演練】會議主持開場白（1分鐘）
 5、如何對待會議中的麻煩制造者

（1）跑題者                         （2）否定者                          （3）過敏者               

（4）革命者                         （5）羞澀者                          （6）如何操作“階段式與會”（7）如何處理請假                   （8）如何處理缺席                    （9）如何處理走神

（10）如何處理開小會               （11）如何處理接打電話

4．如何做好會議記錄
（1）會議文字記錄資料                （2）會議記錄的格式              （3）會議文字記錄者的功能
（4）會議文字記錄的原則              （5） 會議記錄與會議紀要         （6） 會議文字記錄的方法
 （7） 記錄者位置的安排              （8）會場對記錄的要點確認        （9）記錄過程中的話術技巧

（10）探尋真實的意思表達            （11）詢問錯過的詞句            （12）引導面向議題與議程的討論
（13）確認記錄真實正確              （14）會議記錄工具：錄音與錄像
5、會議接待
（1）會議接待的原則                                （2）會議接待的職能組織：會務組

（3）會務組牽頭人                                  （4）會務組組成
（5）會務組職責                                    （6）會議接待的事項與要點

（7）會議議程、與會人員的確認                      （8）與會人員與會行程安排
（9）與會人員接站與交通安排                        （10）與會人員登記
（11）會議費用收取                                （12）與會人員住宿安排
（13）與會人員餐飲安排                            （14）與會人員茶飲、茶歇安排
（15）與會人員會議間隙行動安排                    （16） 與會人員離場行程安排
（17）會議資料發放                                （18）與會伴手禮
（19）會議接待禮儀要點
6.會議跟蹤
（1）會議決議發布的程序                          （2）會議決議的傳達、跟蹤
（3）會議決議的會后跟蹤                          （4）主持者的跟蹤
（5）與會者的跟蹤                                （6）指定跟蹤人的跟蹤
（7）會議決議內容實施效果的考核
【情景演練】會議記錄與會議決議的整理