行政文員職業技能培訓

【課程時間】1-2天（6小時/天）                      

【課程人數】30-50人為佳

【培訓形式】理論50％、實戰演練20％、案例討論、游戲20％、經驗分享、答疑10％

【課程老師】田甜老師

【課程內容】

前言：俞敏洪答疑職場新人發展困惑（視頻）

職業行政秘書的時間緊迫性認知（互動）

一、行政文員——角色定位與心態養成

1、職業化行政文員的角色認知

n 什么是職業化（全員研討）

n 職業素養六維修煉模型樹簡介

n 行政文員應具備素養案例解析

2、行政文員綜合特質要求

n 美國行政協會章程：行政必備9個條件

n 比爾蓋茨和李嘉誠欣賞的優秀秘書

n 組織行政部職能簡介

n 行政總監崗位職責要求

3、行政文員對部門領導的工作認知及配合（全員研討）

n 小結：行政文員核心競爭力來源于職業素養

n 國際行政管理要求讓行政文員認知差距

二、行政文員——職能事務實訓解讀

1、上司辦公室的管理

n 實訓解讀1：工作時的形象要求（形象禮儀）

n 實訓解讀2：給上司送材料的順序和時機

n 實訓解讀3：讓上司急件急批

n 實訓解讀4：特色名片及便條卷筒

2、接打電話（電話禮儀）

n 實訓解讀1：做電話記錄

n 實訓解讀2：替上司安排約會

n 實訓解讀3：上司正在開會

n 實訓解讀4：陌生人的電話

3、接待客人（公務接待禮儀）

n 實訓解讀1：招待及轉介紹客人

n 實訓解讀2：給上司“擋駕”

n 實訓解讀3：接待不速之客

n 實訓解讀4：接待上門投訴的客人

4、上司的日程安排

n 實訓解讀1：制定不同形式的工作日程表

n 實訓解讀2：為上司制定出差日程表

n 實訓解讀3：提醒上司

n 實訓解讀4：處理日程“撞車”

5、會務工作

n 實訓解讀1：例行會議的會務工作

n 實訓解讀2：租借會議室

n 實訓解讀3：籌備大型會議

n 實訓解讀4：陪同上司參加外部會議

6、公司文書工作

n 實訓解讀1：商務傳真和電子郵件的處理

n 實訓解讀2：撰寫商務信函

n 實訓解讀3：起草講話稿

n 實訓解讀4：起草工作總結

7、檔案工作

n 實訓解讀1：歸檔范圍和程序

n 實訓解讀2：檔案分類及裝訂

n 實訓解讀3：編制檔案檢索

n 實訓解讀4：收集電子檔案

8、上司出差準備工作

n 實訓解讀1：出差機票、賓館及接待方確認

n 實訓解讀2：陪同上司出差

n 實訓解讀3：上司出差前的工作安排

n 實訓解讀4：上司出差后來信和來電的處理

9、辦公自動化與在線辦公

n 實訓解讀1：常用辦公設備的使用和保養（傳真機、打印機、掃描儀、投影儀等辦公設備的使用法）

n 實訓解讀2：數碼照片（數碼照片的拍攝、存儲、編輯、傳輸）

10、其他工作事務

n 實訓解讀1：印章管理

n 實訓解讀3：制作統計圖表

n 實訓解讀4：制定公司車輛管理辦法

n 實訓解讀5：給上司訂餐

三、行政文員——卓越溝通技巧

1、中國式的溝通特點

2、行政文員的溝通案例解析

3、初中級行政文員的溝通特點

4、行政文員的卓越溝通五步法

n 第一步：尊重的力量和三維方法

n 第二步：恰到時機的提問技巧

n 第三步：異地而處的傾聽藝術

n 第四步：準確的表達技巧

n 第五步：主動高效的反饋技巧

四、行政文員——職業生涯規劃與發展建議

1、奧運冠軍、劍橋博士——鄧亞萍的學習歷程（視頻）

2、行政文員的職場規劃“困境”解析

n 瑣碎無價值的重復工作

n  “升”還是“生”的博弈

n 大齡行政文員的尷尬境遇

n 職場轉型前的準備工作

n 缺少明朗前途的中國行政文員職業

3、行政文員的職業生涯發展

n 自我優劣勢特質認知與解析（自知者明）

n 行政文員職場發展圖解

n 老員工的“海綿”滲透法

n 職場第一貴人——你的領導

n 自我職業生涯發展的學習計劃