項目管理工具應用務實

項目管理工具應用務實

課程背景：

其實任何企業里大大小小的工作很多都是以項目的方式在推動（不管有沒有把這項工作叫做項目管理），但為什么很多項目在實際運行的過程中經常會發生計劃推行不下去、延期、超預算、團隊溝通不暢無法高效協同、項目的計劃趕不上變化、風險和問題在執行中才層出不窮等等情況，進而造成原來的戰略計劃無法實現，浪費了很多機會，外部和內部產生一系列的機會喪失和時間成本浪費，主要是因為企業、組織、團隊沒有系統學習并建立項目管理的流程和能力。

項目管理與企業運行過程中很多重要的項目、專案的有效推行都有極度緊密的關系，如企業的降本增效項目、六西格瑪專案項目、精益生產項目、新產品開發項目、企業重大戰略項目等。汽車行業客戶在評價潛力供應商時，其中一個重要的評價指標就是這個企業項目管理能力，很多想進入汽車行業的供應商都因為項目管理能力的欠缺失去或延遲了進入汽車行業供應鏈的機會。

企業系統學習在實現戰略目標、適應變化、提高運營效率、優化流程、資源整合、時間管理、識別并控制風險、提升項目和產品質量、提升客戶滿意度、提升團隊能力、促進團隊分工協作上發揮極其重要的作用。

一個有序的項目管理是由許多方面組成的。它包括項目整體管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目采購管理。

總結多年在企業經營中項目管理的成功經驗，提煉出項目管理的務實操作方法和案例，提供給企業可直接落地的標準化流程、表單，幫助企業提升項目管理水平和項目目標的達成率，幫助企業培養項目管理類人才，讓企業團隊整體提升項目管理能力，從而提高企業的競爭力。

課程收益：

● 掌握項目管理的9大知識領域，提升項目規劃與執行能力

● 學習制定項目章程和計劃，明確項目目標與資源配置

● 掌握使用8種以上項目管理工具，如甘特圖、WBS、風險矩陣等

● 學會編制和跟蹤項目進度表，提高項目時間管理精度

● 掌握4種以上風險管理方法，增強項目風險應對能力

課程時間：2-3天，6小時/天

課程對象：高層、各部門中基層干部、各類項目負責人，企業重點培訓和儲備人才

課程方式：工具練習＋案例解析+訓戰推演+成果分享+疑難問答＋精彩點評+落地流程表單

課程大綱

引言：

1.“自以為是”的項目管理

2. 汽車行業VDA6.3（過程審核）對 P2 項目管理的要求

第一部分：項目管理基本概念和必要項

第一講：項目管理概要

一、項目管理概念和發展歷程

1. 項目管理概念3個重點

1）非例行  2）一段時間  3）獨特的結果

2. 項目管理5個特征

1）過程/工具/方法的結合  2）計劃與控制  3）約束條件

4）組織管理  5）管理藝術（理性&感性）

二、項目管理必要性

——消除項目管理工作常見七大問題

問題1：項目進度無保障

問題2：項目范圍不清晰

問題3：項目目標不清楚

問題4：項目資源不充分

問題5：項目成本超預算

問題6：項目進度無跟蹤

問題7：項目成果不如意

三、項目管理的要素與組織類型

1. 項目管理的要素：風險和資源的制約要求（人、范圍、時間、成本、質量）

2. 項目管理矩陣：五大過程與9個內容矩陣

3. 項目管理組織結構形式

——職能型、矩陣型（強、中、弱）、項目型

四、項目管理九大領域總體框架

1. 整體總體框架：項目總體策劃、管理、控制

2. 范圍管理：目標、成果、主要工作、任務、活動

3. 時間管理：周期、開始、結束、里程碑、關鍵任務的配合、進度控制

4. 成本管理：花多少錢、如何花錢、如何控制花錢

5. 質量管理：成果驗收標準、過程控制標準、過程監控方法

6. 人力資源管理：花多少人、如何組織指揮、角色分工協作

7. 溝通管理：如何溝通，溝通什么，何種方式和格式，高效溝通

8. 風險管理：識別、預防、控制風險

9. 采購管理：買什么、外包什么、用什么驗收標準、什么價格

五、項目經理的五個工作流程和要素

1. 啟動4個要素：理解目標、溝通目標、明確目標、目標分解

2. 計劃8個要素：范圍、WBS、人力資源估算、質量、成本、進度、溝通、風險管理等計劃

3. 執行5個要素：計劃細化、團隊建設、培訓、執行推動、溝通

4. 過程控制4個要素：檢查、問題分析改善、風險控制、變更控制

5. 收尾4個要素：項目驗收、總結、資源釋放、項目評價

六、項目經理常犯的七個錯誤

1. 計劃性差

2. 資源無保障

3. 過程無控制

4. 費用不清晰

5. 溝通協調弱

6. 患有拖延癥

7. 忽略團隊

8. 變更較隨意

第二部分：項目管理五大過程：啟動、策劃、執行、控制、收尾

第一階段：項目開始－項目啟動

一、項目啟動與章程

1. 項目啟動基礎流程任務

1）發布項目指南

2）確認項目立項

3）發布項目任務書

4）評估項目可行性

工具：項目管理落地表格

2. 項目啟動最重要的任務

1）明確項目目標與范圍

2）指派項目經理并明確職責

3）確定實現成果的策略

3. 項目啟動其他重要環節：制定項目章程

關鍵步驟說明：說明需求、可交付件、里程碑、成本、任命PM、簽字授權

三、項目啟動的制定與批準流程

1. 需求（內部、外部）

2. 發起人任命項目經理

3. 項目經理組織團隊制定項目章程制定，并提交審核

4. 項目經理發布章程

工具：項目管理落地表格

第二階段：項目計劃－核心計劃

一、項目計劃的核心內容

1. 界定項目目標及總需求

2. 準確定義范圍及工作分解

3. 任務排序和工期預估、資源分配

4. 估算總費用、成本

二、范圍計劃

核心作用：保證項目滿足項目總體目標的過程

重要性：核心命題，解決什么？交付成果和主要內容

1. WBS工作分解結構

1）分解方式：按生命周期、主要工作/部件、工作歸屬、其它復合法

2）編制原則：5點原則

3）責任矩陣：R（責任）、S（支持）、A（批準）、C（咨詢）、I（通知）

3. 范圍說明書主要內容

1）主體內容：項目成果及其驗收的標準、主要工作任務

2）附屬內容：項目假定、項目約束、變更管理

三、時間計劃

核心作用：保證項目滿足項目時間目標的過程

1. 時間計劃要素：活動、工期估算、先后關系、所需資源

工具應用：WBS

2. 里程碑清單：格式、審批流程

3. 所需資源：要求、方法、自下而上、備選方案分析

4. 工期估算：要求、誰來做、估算步驟、方法（三點、專家、參數）

5. 先后關系：FF、FS、SF、SS

6. 關鍵路徑的識別

7. 繪制項目進度表與甘特圖

四、成本計劃

核心作用：保證項目滿足項目成本目標的過程

1. 成本估算：對完成項目活動所需資源進行近似估算

估算成本流程：

1）基本企業的組織過程資產和事業環境因素、項目范圍、時間、成本、人力資源等限制因素

2）團隊匯總、研究相關信息

3）采用類比、三點法、參數法等工具進行估算，必要時需專家判定

4）審核、批準

2. 制定預算：匯總每個活動和工作包的估算成本、建立一個經過批準的成本基準

審批流程：

1）匯總相關信息（范圍、進度、成本、合同、組織過程資產等）

2）成本匯總、儲備分析

3）分析、審核

4）確定成本績效基準和資金需求

工具：預算分解表

五、質量計劃

核心作用：項目質量管理必須對項目、項目產品質量、項目質量兩個方面進行管理

1. 項目質量管理：包括項目質量計劃編制、質量保證、質量控制

2. 項目質量計劃的編制

1）輸入（依據）：質量方針、范圍說明、產品描述、標準與規則、其它過程輸出

2）方法、技術：收益和成本分析、檢驗方法、流程圖、實驗設計等

3）輸出：質量管理計劃、操作定義、檢查表、作為其它過程輸入等

六、人力資源計劃

核心作用：保證項目滿足人力資源的過程

1. 人力資源規劃流程

1）項目團隊提供資源需求、PMO提供參考標準格式

2）項目經理：設置項目組織、職責定位、配置人員日歷、資源優化、形成初步人力資源計劃

3）審核、完善、定稿

工具：人力資源計劃表、甘特圖

2. 人力資源平衡（資源平衡、資源平滑）

1）資源平衡：實現所有資源的優化；往往導致關鍵路徑改變，工期延長

2）資源平滑：可能無法實現所有資源的優化；不改變關鍵路徑，工期不會延長

3. 組建項目管理團隊

1）項目經理角色和權力、資源限制、談判、資源獲得

2）項目團隊的職責、任職資格、資格驗證

七、溝通計劃

核心作用：保證項目成功的過程溝通管理過程

1. 溝通規劃的作用與要求

1）項目經理與干系人進行有效率和有效性的溝通

2）在正確的時間用正確的方式溝通有效的信息

3）針對不同干系人只溝通與其相關必要的信息

2. 溝通規劃基礎的步驟

1）收集、加工信息

2）確定干系人溝通需求

3）確定溝通方式和路徑

4）編制溝通計劃

3. 規劃不當的后果

1）溝通不足

2）不相關的人接受到敏感信息

2）溝通延誤

工具：溝通計劃表

八、風險計劃

核心作用：保證項目成功的風險識別與預防過程

1. 風險識別注意事項

1）不要遺漏重要風險

2）不可能識別所有風險

3）風險識別的詳盡程度與預算有關

4）風險識別的詳盡程度與項目重要性有關

2. 風險分析流程

1）確定風險識別的方法

2）制定項目的RBS（Risk Breakdown Structure）

3）逐一分析和識別每一類或子類的風險

4）分析風險來源和可能的后果

5）確定風險應對措施

6）建立風險登記冊

3. 風險應對

——回避、緩解、轉移、積極接受、消極接受

4. 規劃應對風險措施的注意事項

1）應明確應對風險的責任人

2）根據風險優先等級來制定應對措施，需要把應對風險措施的預算并與項目預算、進度和項目計劃中

3）風險應對措施必須與重要性相匹配

4）風險應對措施須及時

第三階段：項目執行－執行保障

一、質量管理計劃的執行

輸入：工作結果目標、質量管理計劃、操作定義、檢查表

方法：查檢表、柏拉圖、直方圖、層別法、散布圖、魚骨圖、管制圖等

輸出：質量提升、驗收、返工、過程調整等

二、計劃跟蹤

項目進度跟蹤常用的工具與資料

1）4類圖形：甘特圖、網絡圖、里程碑圖、時標網絡圖

2）其他4類輔助詳細資料：資源要求、替代方案及時間計劃、資料后備及風險識別和評估

三、團隊管理

1. 激勵機制

1）馬斯洛五層次需求：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現需求

2）激勵理論兩種因素：保健和激勵因素

2. 有效團隊的特征

1）每個成員對項目的目標都有清晰的理解

2）對每個成員的職責和定位都有明確的定義和期望

3）每個成員都以目標導入

4）高度協作

5）高度信任

3. 溝通管理

1）信息發布的內容和過程

a輸入信息：項目計劃、工作結果、溝通計劃

b信息發布方式方法：信息檢索、信息發布方式、溝通技巧

信息發布工具：文書、電話會議、視頻會議、當面

c輸出：項目記錄、項目報告、項目演示

2）溝通計劃表落實追蹤

3）溝通管理環節的重點：管理干系人

溝通關鍵：管理干系人的主要工具-溝通

項目溝通要領：盡早、主動、內外有別、靈活變通、對方易接受的方式、溝通升級

4）管理干系人的核心：是管理干系人的期望

項目溝通要領：盡早、主動、內外有別、靈活變通、對方易接受的方式、溝通升級

第四階段：項目管理－項目控制

一、變更管理

1. 變更因素

1）對規避整體變更的因素施加影響

2）執行變更流程、變更申請

2. 變更評審

1）迅速組織評審

2）變更風險及應對措施確定

3）項目計劃等動態文件的更新

3. 變更管理

1）批準后變更

2）協調因變更影響的其它因素：成本、時間、進度等

4. 記錄

1）風險分析

2）完整的變更實施流程

二、范圍管理

1. 范圍變更控制

2. 全過程與其它管理結合起來

3. 未得控制的變更稱為項目潛變

三、進度和成本管理

共識：凡事預則立，不預則廢，做好的計劃，就要做好監控

關鍵：進度、成本、質量是項目的核心指標和控制要點，相互作用和影響

1. 進度和成本分析的控制方法

1）圖解控制法

工具：進度-甘特圖、成本-累計費用曲線、資源負荷圖

2）增值分析法

分析值：內部、外部價值

2. 項目進度控制的環節

1）循環和分層管理

2）信息收集

3）進度報告

四、溝通管理：報告績效

1. 績效報告6項內容

——本期完成情況、下期計劃、當前問題和風險、當期績效評價、審查與討論、變更匯總

2. 績效報告格式

工具：BOSCH客戶績效報告總結案例

五、風險控制

1. 風險控制的6個核心問題

1）有什么風險

2）風險有多大的可能性

3）潛在風險的影響

4）有什么策略應對風險

5）誰負責應對風險

6）風險應對的效果

2. 風險控制的5個誤區

1）無風險管理計劃

2）風險識別不全

3）無責任擔當

4）無監控

5）沒有發揮團隊作用

3. 風險管理計劃的3個要點

1）風險識別

2）風險應對措施開發

3）風險應對措施的監控

第五階段：項目管理－項目收尾

一、項目結案的三種情況

1. 中途取消

2. 完成驗收

3. 轉為經營性活動

二、項目結項的兩種表現

1. 對外（合同收尾）

1）實物及成果移交

2）合同審計

3）售后服務

2. 對內（行政收尾）

1）項目總結與評價

2）移交項目檔案

3）釋放項目資源

工具：項目結案的參考模板

案例分享：Bosch客戶關于項目管理要求與案例（2個）

工具：項目管理完整參考表格、簡易項目管理參考表格

探討：

1. 研發項目計劃制定：APQP

2. 企業項目現狀問題討論

3. 大型項目、中型項目、小型項目適用的項目管理表單

4. 建立專門的項目管理組織職能

5. 全面推行項目管理，建立節點檢查機制，按照項目管理要求對執行狀況進行監督把關

6. 持續項目管理的培訓，讓所有相關人員不斷提升項目管理能力

7. 人力資源將學習效果和實踐能力與晉升評級掛勾，并建立相關的機制

8. 結合企業實際的更多對策